1. PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN
a. Definisi Pengorganisasian
Pengorganisasian
adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitasaktivitas,
pegelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pendelegasian wewenang,
pengkoordinasian hubungan antar wewenang serta informasi baik secara vertikal
maupun horizontal, yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan
organisasi.
Agar peran organisasi ada dan berarti bagi
orang-orang, peran-peran itu harus mencakup :
·
Tujuan
yang direalisasikan
·
Konsep dan
batas kewajiban yang jelas
·
Kebijakan-kebijakan
yang dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan
·
Ketersediaan
informasi yang diperlukan, alat-alat dan sumber yang penting
b.
Definisi
Struktur Organisasi
Sebagai
mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri atas unsur
spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi
dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.
Faktor-faktor yang menentukan perancangan
struktur organisasi yaitu :
1.
Strategi organisasi pencapaian tujuan.
2.
Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi
output akan membedakan bentuk struktur organisasi.
3.
Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan
mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam
penyusunanstruktur perusahaan.
4.
Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi
struktur organisasi.
Unsur-unsur organisasi terdiri dari:
·
Spesialisasi kegiatan
·
Koordinasi kegiatan
·
Standarisasi kegiatan
·
Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan
·
Ukuran satuan kerja
Bentuk-bentuk Organisasi menurut Henry G. Hodges dapat
digambarkan sebagai berikut :
1. Bentuk Piramidal
Merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas, dan
mudah dimengerti.
2. Bentuk Vertikal
Hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan.
3. Bentuk Horisontal
Aliran wewenang dan tanggangujawab digambarkan dari kiri ke kanan.
4. Bentuk Melingar
Menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.
c.
Pengorganisasian
sebagai Fungsi Manajemen
pengorganisasian
akan memadukan seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi,baik yang berupa
sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya ke arah tercapainnya suatu
tujuan.pentingnya pengorganisasian sebagai fungsi yang dijalankan oleh setiap
manajer atau orang-orang yang menjalankan manajemendalam setiap
organisasi.Fungsi manajemen lainnya yaitu pengorganisasian,yang sama pula
pentingnya dengan fungsi perencanaan karena dalam pengorganisasian seluruh sumber(resources)
baik berupa manusia maupun yang nonmanusia harus diatur dan paduakan sedemikian
rupa untuk berjalannnya suatu organisasi dalam rangkai pencapaian tujuannya.
Pemahaman tentang pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen,akan
memberikan kejelasan bahwa proses pengaturan di dalam organisasi tidak akan
selesai,tanpa diikuti oleh aktuasi yang berupa bimbingan kepada manusia yang
berada di dalam organisasi tersebut,agar secara terus-menerus dapat menjalankan
kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
2.
ACTUATING MANAJEMEN
a.
Definisi Actuating (Penggerakkan)
Penggerakan adalah suatu fungsi pembimbingan dan
pemberian pimpinan serta penggerakan
orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan
penggerakan (actuating) sangat penting, karena penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang
lain, seperti
perencanaan, pengorganisasian, pengawasan. Menggerakan
orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana menjadikan para
pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas yang
dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.
b.
Pentingnya
Actuating
Fungsi penggerakan (Actuating) tidak sekedar
pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena manusia
bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti :
ü Segi Organisasi
Ø Terdapat peraturan-peraturan
Maksudnya
adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya kepastian
perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar.
Ø Terdapat fasilitas-fasilitas
Maksudnya
adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan
untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung
jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas.
Ø Terdapat sarana komunikasi yang memadai
Sarana
komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan
dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal
Ø Terdapat kader-kader pemimpin
Terdapat
kader-kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan
tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi
untuk memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi.
ü Segi pemimpin
Ø Wewenang
Wewenang maksudnya adalah
pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang yang diembannya (delegation of authority).
c. Prinsip Actuating
Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerak/actuating
antara lain :
1. Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya
2. Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia
3. Menanamkan pada manusia
4. Menghargai hasil yang baik dan sempurna
5. Mengusahakan adayan keadilan tanpa pilih kasih
6. Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang
cukup
7. Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi
dirinya
Sedangkan menurut Haris (2011)
penggerakkan yang dilakukan oleh pimpinan berpegang pada beberapa prinsip,
yaitu :
a)
Prinsip mengarah pada
tujuan
Tujuan
pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin
efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan anggota terhadap
usaha mencapai tujuan. Bisa saya contohkan dalam out bound adalah pada saat
kita akan melakukan kegiatan out bound masing-masing. Pengarahan tidak dapat
berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan
dukungan/bantuan dari factor-faktor lain, seperti perencanaan, struktur
organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan
untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan anggota.
b)
Prinsip keharmonisan
dengan tujuan
Orang-orang
bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan
tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi
penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai
pelengkap serta harmonis dengan kepentingan
Perusahaan.
Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik
akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.
Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan
pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan
organisasi.
c)
Prinsip kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan
tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur
didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan
saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta
semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.
3. mengendalikan fungsi manajemen
a.
Definisi
mengendalikan (controling)
Ø Pengendalian
/Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan
tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan
kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of
measuring performance and taking action to ensure desired results.
(Schermerhorn,2002)
Ø Pengendalian/Pengawasan
adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai
dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual
activities conform the planned activities.
(Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)
Ø Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin
mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan
sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.
b. Langkah-langkah dalam pengendalian
v Penetapan
standar dan metode pengukuran kinerja
v Mengukur
kegiatan
v Membandingkan
hasil pengendalian dengan hasil kegiatan
v Melakukan
tindakan kolektif terhadap penyimpangan yang terjadi
Alasan melakukan
pengendalian/pengawasan adalah :
v Kemungkinan
adanya pelanggaran dalam pelaksanaan perencanaan
v Kemungkinan
terjadinya kesalahpahaman pihak perencana
v Kemungkinan
kurangnya penjabaran pekerjaan
v Kemungkinan
bawahan kurang menguasai pekerjaan
c. Tipe-tipe pengendalian
§ Pengawasan dari dalam orgnisasi
(Pengawasan Internal)
Adalah pengawasan yang dilakukan oleh oleh
aparat/unit pengawasan yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam
satu atap). Aparat/unit pengawasan ini bertugas mengumpulkan data dan informasi
yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau
kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil
suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan
oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal
sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.
§ Pengawasan Luar Organisasi
(Pengawasan Ekstenal)
Adalah pengawasan yang dilakukan oleh Aparat/Unit
Pengawasan dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah
lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak
luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan
pemeriksaan/pengawasan terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas,
Akuntan swasta dan sebagainya.
§ Pengawasan Preventif
Pengawasan preventif adalah pengawasan yang
dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengawasan preventif adalah
untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.
§ Pengawasan Represif
Pengawasan represif adalah pengawasan yang
dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengawasan
represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya
tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengawasan anggaran
disebut post- audit).
d. Pengendalian proses
manajemen
Adalah
kegiatan yang digunakan oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa
anggota organisasi bawahan yang disupervisi akan mengimplementasikan
strategi yang ditetapkan.
Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian :
© Strategy
Formulation
© Management
Control
© Task
Control
Aktivitas
pengendalian manajemen terdiri dari:
1. Perencanaan
2. Koordinasi
3. Komunikasi
4. Evaluasi
5. Pengambilan
Keputusan
6. Mempengaruhi
orang untuk mengubah perilakunya
Tujuan
fungsi pengendalian :
·
adaptasi lingkungan
·
meminimalkan kegagalan
·
meminimumkan biaya