Pengorganisasian ? (Pertemuan Kedua)

1. PENGORGANISASIAN STRUKTUR MANAJEMEN

a.  Definisi Pengorganisasian

     Pengorganisasian adalah penetapan struktur peran-peran melalui penentuan aktivitasaktivitas, pegelompokan aktivitas, penugasan kelompok aktivitas, pendelegasian wewenang, pengkoordinasian hubungan antar wewenang serta informasi baik secara vertikal maupun horizontal, yang dibutuhkan organisasi untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

    Agar peran organisasi ada dan berarti bagi orang-orang, peran-peran itu harus mencakup :

·         Tujuan yang direalisasikan

·         Konsep dan batas kewajiban yang jelas

·         Kebijakan-kebijakan yang dapat dimengerti dan dapat dilaksanakan

·         Ketersediaan informasi yang diperlukan, alat-alat dan sumber yang penting

b.  Definisi Struktur Organisasi

    Sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri atas unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan ukuran satuan kerja.

        Faktor-faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1.   Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2.    Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3.    Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunanstruktur perusahaan.

4.   Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.     

    

     Unsur-unsur organisasi terdiri dari:

·         Spesialisasi kegiatan

·         Koordinasi kegiatan

·         Standarisasi kegiatan

·         Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan

·         Ukuran satuan kerja

Bentuk-bentuk Organisasi menurut Henry G. Hodges dapat digambarkan sebagai berikut :

1.   Bentuk Piramidal

Merupakan bentuk yang paling banyak digunakan, sederhana, jelas, dan mudah dimengerti.

 

2.    Bentuk Vertikal

Hampir sama dengan bentuk piramidal dalam pelimpahan kekuasaan.

 

3.    Bentuk Horisontal

Aliran wewenang dan tanggangujawab digambarkan dari kiri ke kanan.

4.   Bentuk Melingar

Menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.

c.   Pengorganisasian sebagai Fungsi Manajemen

pengorganisasian akan memadukan seluruh sumber-sumber yang ada dalam organisasi,baik yang berupa sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya ke arah tercapainnya suatu tujuan.pentingnya pengorganisasian sebagai fungsi yang dijalankan oleh setiap manajer atau orang-orang yang menjalankan manajemendalam setiap organisasi.Fungsi manajemen lainnya yaitu pengorganisasian,yang sama pula pentingnya dengan fungsi perencanaan karena dalam pengorganisasian seluruh sumber(resources) baik berupa manusia maupun yang nonmanusia harus diatur dan paduakan sedemikian rupa untuk berjalannnya suatu organisasi dalam rangkai pencapaian tujuannya. Pemahaman tentang pengorganisasian sebagai salah satu fungsi manajemen,akan memberikan kejelasan bahwa proses pengaturan di dalam organisasi tidak akan selesai,tanpa diikuti oleh aktuasi yang berupa bimbingan kepada manusia yang berada di dalam organisasi tersebut,agar secara terus-menerus dapat menjalankan kegiatan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

           

2. ACTUATING MANAJEMEN

a.    Definisi Actuating (Penggerakkan)

Penggerakan adalah suatu fungsi pembimbingan dan pemberian pimpinan serta penggerakan orang-orang agar orang-orang tersebut mau dan suka bekerja. Berdasarkan pengertian tersebut jelaslah bahwa peranan penggerakan (actuating) sangat penting, karena penggerakan berfungsi untuk menggerakan fungsi-fungsi manajemen yang lain, seperti perencanaan, pengorganisasian, pengawasan. Menggerakan orang-orang agar mau dan suka bekerja mempunyai arti bagimana menjadikan para pegawai sadar akan tugas dan kewajiban serta bertanggung jawa atas tugas yang dibebankan kepadanya tanpa menunggu perintah dari siapapun.

b.    Pentingnya Actuating

    Fungsi penggerakan (Actuating) tidak sekedar pekerjaan mekanis (mesin, elektronik) karena manusia bukanlah robot, oleh karenanya diperlukan faktor-faktor pendukung, seperti :

ü  Segi Organisasi

Ø  Terdapat peraturan-peraturan

Maksudnya adalah adanya ketentuan-ketentuan yang memberi kemungkinan adanya kepastian perkembangan organisasi baik ke dalam maupun ke luar.

Ø  Terdapat fasilitas-fasilitas

Maksudnya adalah fasilitas-fasilitas perangkat lunak atau perangkat keras yang diperlukan untuk gerak organisasi yang didasarkan atas pengkajian yang dapat dipertanggung jawabkan untuk memenuhi aspek kuantitas dan kualitas. 

Ø  Terdapat sarana komunikasi yang memadai

Sarana komunikasi yang memadai adalah segala sesuatu yang digunakan untuk menyampaikan dan menerima informasi, misalnya telepon, internet, mimbar, publikasi, journal

Ø  Terdapat kader-kader pemimpin

Terdapat kader-kader pimimpin artinya bahwa untuk mendapatkan pimpinan yang jelas dan tegas ruang lingkup kepemimpinannya perlu dipertimbangkan dari dalam organisasi untuk memotivasi gerak organisasi kearah yang sesyai tujuan organisasi.

ü  Segi pemimpin

Ø  Wewenang

Wewenang maksudnya adalah pemimpin harus memahami akan tugas dan wewenang yang diembannya (delegation of authority).

c. Prinsip Actuating

    Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerak/actuating antara lain :

1.   Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

2.    Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

3.    Menanamkan pada manusia

4.   Menghargai hasil yang baik dan sempurna

5.    Mengusahakan adayan keadilan tanpa pilih kasih

6.    Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

7.    Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

      

Sedangkan menurut Haris (2011) penggerakkan yang dilakukan oleh pimpinan berpegang pada beberapa prinsip, yaitu :

a)   Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan anggota terhadap usaha mencapai tujuan. Bisa saya contohkan dalam out bound adalah pada saat kita akan melakukan kegiatan out bound masing-masing. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain, seperti perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan anggota.

b)   Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan

Perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

 

c)   Prinsip kesatuan komando
Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

3. mengendalikan fungsi manajemen

a.       Definisi mengendalikan (controling)

Ø  Pengendalian /Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002)

Ø  Pengendalian/Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Ø  Mc. Farland memberikan definisi, pengawasan adalah suatu proses dimana pimpinan ingin mengetahui apakah hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan sesuai dengan rencana, perintah, tujuan atau kebijakan yang telah ditentukan.

b. Langkah-langkah dalam pengendalian

v  Penetapan standar dan metode pengukuran kinerja

v  Mengukur kegiatan

v  Membandingkan hasil pengendalian dengan hasil kegiatan

v  Melakukan tindakan kolektif terhadap penyimpangan yang terjadi

                Alasan melakukan pengendalian/pengawasan adalah :

v Kemungkinan adanya pelanggaran dalam pelaksanaan perencanaan

v  Kemungkinan terjadinya kesalahpahaman pihak perencana

v  Kemungkinan kurangnya penjabaran pekerjaan

v  Kemungkinan bawahan kurang menguasai pekerjaan

c.   Tipe-tipe pengendalian

§  Pengawasan dari dalam orgnisasi (Pengawasan Internal)

Adalah pengawasan yang dilakukan oleh oleh aparat/unit pengawasan yang dibentuk dari dalam organisasi itu sendiri (dalam satu atap). Aparat/unit pengawasan ini bertugas mengumpulkan data dan informasi yang diperlukan oleh pimpinan untuk melihat dan menilai kemajuan atau kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Selain itu pimpinan dapat mengambil suatu tindakan korektif terhadap hasil pelaksanaan pekerjaan yang dilakukan oleh bawahannya (internal control), misalnya unit kerja Inspektorat Jenderal sebagai unit pengawasan di tingkat departemen.

§  Pengawasan Luar Organisasi (Pengawasan Ekstenal)

Adalah pengawasan yang dilakukan oleh Aparat/Unit Pengawasan dari luar organisasi terhadap departemen (lembaga pemerintah lainnya) atas nama pemerintah. Selain itu pengawasan dapat pula dilakukan oleh pihak luar yang ditunjuk oleh suatu organisasi untuk minta bantuan pemeriksaan/pengawasan terhadap organisasinya. Misalnya Konsultan Pengawas, Akuntan swasta dan sebagainya.

§  Pengawasan Preventif

Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud pengawasan preventif adalah untuk mencegah terjadinya kekeliruan/kesalahan.

§  Pengawasan Represif

Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan setelah adanya pelaksanaan pekerjaan. Maksud dilakukannya pengawasan represif adalah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya tidak menyimpang dari yang telah direncanakan (dalam pengawasan anggaran disebut post- audit).

d.   Pengendalian proses manajemen

Adalah kegiatan yang digunakan  oleh seluruh manajemen untuk menjamin bahwa anggota organisasi bawahan yang disupervisi  akan mengimplementasikan strategi yang ditetapkan.

               

Tiga aktivitas yang memerlukan perencanaan dan pengendalian :

©  Strategy Formulation

©  Management Control

©  Task Control

           

                      Aktivitas pengendalian manajemen terdiri dari:

1.  Perencanaan

2.  Koordinasi

3.  Komunikasi

4.  Evaluasi

5.  Pengambilan Keputusan

6.  Mempengaruhi orang untuk mengubah perilakunya

      

                 Tujuan fungsi pengendalian :

·         adaptasi lingkungan

·         meminimalkan kegagalan

·         meminimumkan biaya

·         mengantisipasi kompleksitas dari organisasi


Sumber : 

Mukhyi, Muhammad A., Saputro, Imam H. 1991. Seri Diktat Kuliah Pengantar Manajemen Umum (Untuk STIE). Universitas Gunadarma: Depok.

 

http://data.bmkg.go.id/share/Dokumen/modul%208-11.pdf 

 

http://makalahcyber.blogspot.com/2012/04/penggerakan-actuating.html 

http://lina-embun.blogspot.com/2011/12/fungsi-pengendalian-dalam-manajemen.html